Jedem Verantwortlichen des Verfahrens dPersonalmanagement obliegt es, die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuhalten (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO). Mit Hilfe einer angemessenen Dokumentation wird dieser Pflicht nachgekommen.
Folgende Inhalte müssen mit der Dokumentation nach Art. 5 Abs. 1 DS-GVO nachgewiesen werden:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz,
- Zweckbindung,
- Datenminimierung,
- Richtigkeit,
- Speicherbegrenzung,
- Integrität und Vertraulichkeit
Diese Aufgaben sind von jedem einzelnen Verantwortlichen des Verfahrens dPersonalmanagement durchzuführen. Sowohl der Landesrechnungshof als auch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz (ULD) befürworten auch im Bereich der Kommunen die Zentralisierung der Aufgaben, entsprechend der damaligen „Landesverordnung über die zentrale Stelle für das Verfahren KoPers“ vom 20.03.2012. Gemäß § 2 Abs. 3 Nr. 4 des VAK-Gesetzes kann die VAK bei Beantragung durch die Mitglieder ergänzende Aufgaben der Personalverwaltung durchführen; dies können auch die datenschutzrechtlichen Aufgaben einer Zentralen Stelle sein.
Bei Interesse an einer Übertragung der Aufgaben an die VAK i. S. einer zentralen Stelle wird Ihnen ein Mitwirkungsrecht bei der Erfüllung der Aufgaben vertraglich eingeräumt, wodurch Ihnen eine Einflussnahme auf die Wahrnehmung der Verfahrensverantwortung durch die VAK erhalten bleibt. Neben den beschriebenen Aufgaben steht Ihnen das Team der zentralen Stelle für sämtliche Fragen und ggf. Hilfestellungen in Bezug auf das Verfahren dPersonalmanagement zur Verfügung.
